W trosce o wysoką jakość artykułów naukowych i recenzji książek publikowanych w naszym czasopiśmie, jak również z uwagi na potrzebę maksymalnego zobiektywizowania oceny nadsyłanych tekstów, redakcja Kwartalnika "Studia Regionalne i Lokalne" wprowadziła 6-etapową procedurę recenzowania. Standardowa procedura recenzji trwa około 8-10 tygodni. Recenzowane są wszystkie artykuły naukowe i recenzje książek; nie są poddawane recenzji sprawozdania z konferencji. Wszystkie etapy procedury recenzowania (zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne) mają charakter anonimowy (double-blind review process) co oznacza, że zarówno recenzent nie wie czyj tekst ocenia, jak i autorka, nawet po przyjęciu artykułu do druku, nie zna tożsamości recenzentek (patrz: schemat poniżej). Artykuły członków redakcji (Rady Naukowej i Redakcyjnej) podlegają tej samej procedurze recenzyjnej, z zachowaniem zasad bezstronności i unikania konfliktu interesów.
Pierwszym etapem procedury recenzowania (1) jest ocena formalna artykułu, dokonywana przez sekretarza redakcji. Kryteria oceny na tym etapie dotyczą: długości artykułu, informacji o autorze/autorach, obecności tytułu, abstraktu oraz słów kluczowych (po polsku i angielsku), odpowiedniej formy cytowań i odwołań, obecności bibliografii. Jeśli którekolwiek z kryteriów technicznych nie jest spełnione artykuł odsyłany jest do autorki z odpowiednią informacją na temat brakujących/niepoprawnych elementów.
Kolejny etap (2) to dokonywane przez sekretarza redakcji usunięcie z pliku z artykułem wszelkich informacji o tożsamości autora/autorów (zarówno z treści pliku jak i meta-danych tj. właściwości pliku).
Trzeci etap (3) to wstępna recenzja wewnętrzna, dokonywana przez członków i członkinie redakcji przy wsparciu merytorycznym ze strony redaktorów i redaktorek tematycznych współpracujących z redakcją. Na tym etapie artykuł oceniany jest, w pierwszej kolejności, pod kątem spełniania kryterium oryginalności tekstu (m.in. z użyciem programu antyplagiatowego). W przypadku rażącego naruszenia zasad etyki związanych z publikacją tekstów naukowych (nadesłanie cudzego tekstu, cytowanie cudzych tekstów bez podania źródła, nadesłanie własnego, wcześniej opublikowanego tekstu) redakcja zastrzega sobie prawo do odrzucenia tekstu oraz przekazania informacji do instytucji podanej w afiliacji autora. Drugie kryterium oceny stosowane podczas wstępnej, wewnętrznej recenzji artykułu to zgodność artykułu z profilem tematycznym Kwartalnika "Studia Regionalne i Lokalne" tzn. czy artykuł ma charakter naukowy, czy dotyczy rozwoju lokalnego lub regionalnego, czy zawiera odniesienia przestrzenne. Jeśli odpowiedź na powyższe trzy pytania jest pozytywna, następuje wybór recenzentek, do których zostanie przesłany tekst.
Czwarty etap (4) procedury recenzowania to recenzja zewnętrzna, dokonywana przez co najmniej dwóch recenzentów zewnętrznych, spoza jednostki afiliowanej przez autorkę artykułu. W przypadku tekstów autorów zagranicznych (w języku obcym), co najmniej jedna z recenzentek jest afiliowana w instytucji zagranicznej innej niż narodowość autora pracy. Recenzja zewnętrzna dokonywana jest w oparciu o następujące kryteria merytoryczne: istotność naukowa prezentowanego zagadnienia, oryginalność metody/ujęcia tematu, spójność i logika wywodu, jasne sformułowanie i zrealizowanie celu artykułu, poprawność argumentowania i wnioskowania, adekwatność tytułu, odpowiednia bibliografia i ilustracja graficzna, jak również długość artykułu. Recenzenci odpowiadają również na pytania dotyczące potencjalnego konfliktu interesów, wykrycia znamion plagiatu oraz jakichkolwiek innych zastrzeżeń w zakresie etyki badań i nieuczciwych praktyk publikacyjnych w odniesieniu do recenzowanego artykułu. Wzór arkusza recenzji dostępny jest tutaj.
Dokonując ostatecznej oceny artykułu recenzentka ma możliwość wyboru jednej z czterech opcji: przyjąć do druku bez poprawek, artykuł wymaga niewielkich poprawek, artykuł wymaga znaczących poprawek, odesłać artykuł. Dodatkowo recenzent formułuje ocenę artykułu w formie opisowej, wskazując np. które elementy artykułu wymagają poprawienia. O dalszych losach artykułu decydują wyniki obu recenzji, zaś w przypadkach wątpliwych dopuszcza się skierowanie artykułu do trzeciej recenzentki i/lub podjęcie decyzji w gronie redakcji oraz rady naukowej na podstawie wyników obu recenzji.
W następnym kroku (etap 5) autor/autorzy artykułu informowani są o wynikach recenzji oraz otrzymują jej treść. W przypadku gdy dopuszczenie do druku wymaga wprowadzenia poprawek autorka/autorki mają możliwość poprawienia tekstu (zgodnie z sugestiami recenzenta/ów) oraz ustosunkowania się do uwag recenzenta/ów.
Poprawiony artykuł jest kierowany ponownie do oceny recenzentów (tych samych, którzy dokonywali pierwszej oceny) (etap 6). Jeżeli obie recenzentki zaakceptują wprowadzone zmiany artykuł kierowany jest do publikacji. W przeciwnym wypadku następuje odrzucenie artykułu, bądź też artykuł kierowany jest do kolejnej poprawy.
Procedura recenzji ma charakter anonimowy (double-blind review process) przy czym jest to nie tylko kryterium techniczne (usunięcie z treści i właściwości pliku informacji o tożsamości autor/autorów), ale także faktyczne. Jeśli wybrana recenzentka uzna, iż na podstawie treści artykułu domyśla się, kto jest autorem tekstu, zgłasza ten fakt redakcji, która przydziela innego recenzenta. Podobne rozwiązanie stosowane jest w sytuacji, gdy wybrana recenzentka uważa, że nie ma odpowiednich kompetencji merytorycznych do oceny artykułu.
W przypadku konieczności wprowadzenia poprawek lub usunięcia już opublikowanego artykułu Opublikowana zostanie notatka informacja o sprostowaniu lub wycofaniu, wskazująca nieprawidłowe elementy artykułu oraz zakres wprowadzonych poprawek lub powód wycofania artykułu.
Sprostowania mają na celu skorygowanie drobnych błędów w treści artykułu. Zmiany te zostają opisane w zawiadomieniu o sprostowaniu, w którym znajduje się także dowołanie do oryginalnego artykułu.
Wycofanie artykułu możliwe jest jedynie w przypadku poważnych błędów mających wpływ na argumentację lub treść artykułu, których nie można skorygować sprostowaniem. Po wycofaniu artykułu publikowana jest powiadomienie zawierające link do pierwotnego artykułu oraz dokładną informację które części artykułu są nieprawidłowe lub niewiarygodne, a zatem stanowią podstawę wycofania. Do oryginalnego artykułu zostaje dodana notatka odsyłająca czytelników do powiadomienia o wycofaniu.
